解决此问题的一种方法是使用共享日历，例如 Google 日历，这是一种通常免费且易于使用的资源。使用此工具，可以整合特定工作组中所有专业人员的承诺，以便将会议安排在他们均可参加的日期和时间，无论是远程还是亲自参加。
通常，您还可以在会议开始前几分钟设置提醒。这样，员工就不会忘记自己的承诺，这也有助于保证准时性。
信息组织平台
由于专业人员不可能
一直停止他们的活动来分享信息和做出决策，因此通常会召开专门的会议来处理各种不同的事务。因此，为了使这次专业会议取得成功，必须妥善组织所讨论的主题，甚至避免忘记其中任何一个主题。
为了实现这一目标，动态组织信息并根据优先级和完成期限对主题进行分类。市场上有类似的免费资源，这在公司会议中实施这种做法时是一个额外的优势。
这种解决方案的一个例子是 Evernote。它允许您在线组织和共享笔记。您还可 WhatsApp 号码列表 以插入链接、表格和其他附件，以便为会议做好准备。
控制会议时间的设备
鉴于上一节已经解释的原因，会议很少只有一个议程。因此，为了使公司会议实现其目标，必须预先规定讨论每个主题的时间，并在整个主题发展过程中进行控制。
有一些工具支持这种控制，可以监控每个主题的处理时间，此外还可以记录公司会议上讨论的项目的评论。为此，在会议之前，为每个主题确定一个具体的讨论时间，所有参与者都知道并做好准备。
个可以让你跟踪时间的解决方案是
它最多可供 5 位用户免费使用，并且非常易于使用。只需输入任务（或议程）的名称，然后按“开始”。当关闭话题时，经理按下“停止”。这使得监控每个主题所花费的时间甚至计算整个会议的持续时间变得容易。
5.远程会议解决方案
通过IP 电话工具 ，可以与世界任何地方可以访问网络的参与 还可以通过使用文件优化功能来 者举行会议。它允许举行音频或视频会议，特别是当需要快速做出决策并且没有时间等待团队成员出行时。
这是讨论项目和指导每个员工需要在线和移动平台 开展的活动 巴西商业名录 的非常有效的方式。